Härmämedin asiakasrekisteritieto säilytetään ja käsitellään Acute-potilastietojärjestelmässä. Potilastietojärjestelmään on integroituna Movendos Oy:n (”Movendos”) toteuttama Chat-, videovastaanotto- ja nettiajanvarausjärjestelmä. Lisäksi organisaatioasiakkailla on käytössä yritysekstranet, jonka kautta asiakasyritys päivittää työterveyshuollon henkilöasiakkaiden muuttuneet yhteystiedot ja työsuhdetiedot sekä ilmoittaa muun terveydenhuollon yksikön määräämät sairauslomatodistukset. 

Työterveyshuollon henkilöasiakas, yksityisasiakas sekä organisaatioasiakas voivat kirjautua edellä mainittuihin Movendoksen tarjoamiin etäpalveluihin pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Palveluissa käsiteltävät tiedot tallentuvat suoraan Acute- potilastietojärjestelmään.

Härmämedillä on lisäksi käytössä TeleQ-takaisinsoittojärjestelmä, jonka kautta ajanvaraustoiminta pääasiallisesti toteutetaan. Takaisinsoittojärjestelmään tallentuu asiakkaan puhelinnumero. Asiakastietoja ei käsitellä sähköpostitse.

4. Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Terveydenhuoltopalveluiden tarjoamisen yhteydessä saamme henkilötiedot ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, esimerkiksi terveystarkastusten yhteydessä tehtyjen kyselylomakkeiden kautta ja terveydenhuollon ammattilaisten suorittamien terveystarkastusten ja tutkimusten kautta. 

Saamme työterveydenhuollon organisaatioasiakkailtamme työntekijöiden nimi- yhteys- ja yksilöintitiedot työterveyshuollon palveluiden tarjoamista varten. Lisäksi saatamme saada heiltä tietoa esimerkiksi työkyvyn arviointeja varten tai työtapaturmiin ja sairauspoissaoloihin liittyvistä tapahtumista. Keräämme myös henkilötietoja, jotka työntekijä tai työnantaja antaa meille käyttäessään palveluitamme, esimerkiksi kirjautuessaan sähköisiin palveluihimme, tai ollessaan yhteydessä henkilökuntaamme sähköpostitse, puhelimitse tai tapaamisessa. 

Tietoja saadaan lisäksi hoitohenkilökunnalta, joka tekee tutkimus- ja hoitopäätöksiä osallistuessaan asiakkaan hoitoon. Asiakkaan suostumuksella asiakkaan hoitoon liittyviä tietoja saadaan myös muilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä, joihin asiakkaalla on ollut aiempia hoitokontakteja.

5. Henkilötietojesi luovutukset, vastaanottajat ja kansainväliset siirrot

Potilastietoja voidaan luovuttaa ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai lainsäädäntöön perustuen. 

Työterveyshuollon palveluiden yhteydessä tietoja voidaan luovuttaa niille työterveyshuollon ammattilaisille, jotka ovat mukana työntekijän terveydenhoidossa ja työkyvyn ylläpidossa tai jatkohoidossa. Tietoja voidaan myös luovuttaa viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa, kuten tapaturmatilanteissa tai työkyvyttömyyden arvioinnissa. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa työterveyshuollon ulkopuolisille tahoille, kuten vakuutusyhtiöille tapaturmavakuutuksen tarpeisiin, mutta vain asianomaisen suostumuksella ja/tai lakisääteisin perustein. 

Rekisterissä olevaa tietoa luovutetaan sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallista rekisteriä ylläpitäville viranomaisille tutkimus- suunnittelu- ja tilastointitarkoituksia varten sekä muissa lakisääteisissä tilanteissa, esimerkiksi vakuutusyhtiön pyynnöstä. Terveydenhuollon viranomaisia, joilla on lakiin perustuva oikeus saada terveystietoja viranomaistehtävän suorittamiseksi, ovat esimerkiksi Terveyden ja Hyvinvoinnin laitos THL, lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea, sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findata sekä Kansaineläkelaitos Kela. 

Käytämme tämän tietosuojaselosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen potilastietojärjestelmän (Acute ja Movendos) ja takaisinsoittojärjestelmän (TeleQ) osalta alihankkijoita. Lisäksi käytämme IT-palveluiden-, viestinvälityspalveluiden-, markkinointi, -ja viestinnän osalta alihankkijoita. 

Toimimme osana työterveyspalveluiden verkostoa, jonka kautta voimme ulkoistaa työterveyspalveluiden tuottamista verkoston jäseninä toimiville muille alihankkijoinamme toimiville terveydenhuollon palveluntarjoajille. Alihankkijoinamme toimii myös itsenäisiä terveydenhuollon ammatinharjoittajia, kuten työfysioterapeutteja ja ravintoterapeutteja. Kaikkia alihankkijoitamme sitovat kanssamme tehdyt sopimukset henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien salassapitoa ja tietoturvaa koskevat ehdot. 

Asiakastietoja ei käsitellä EU- tai ETA-alueiden ulkopuolella. Sähköpostijärjestelmänä käytössämme on Microsoft365, jonka kautta tietoja saatetaan tietyin osin käsitellä EU-alueen ulkopuolella. Asiakkaiden tietoja ei kuitenkaan pääsääntöisesti käsitellä sähköpostitse. Mikäli asiakastietoa joudutaan poikkeuksellisesti lähettämään sähköpostin välityksellä, kysytään tästä asiakkaalta erikseen suullinen lupa, joka kirjataan potilaskertomukseen. Tällöin tiedot lähetetään salattuna.

6. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Noudatamme asiakastietojen käsittelyn kaikissa käsittelyvaiheissa terveydenhuollon lakien, tietosuoja-asetuksen sekä tietosuojalain salassapito-,
suojaamis- ja huolellisuusvelvoitetta sekä tarpeellisuus- ja virheettömyysvaatimuksia. 

Kaikki suojattavaa tietoa käsittelevät tietoverkot ja -järjestelmät ovat tietoturvaperiaatteidemme ja tietoturvapolitiikkamme mukaisesti suojattuja. Kaikkea hallinnoimaamme tietoa ja henkilötietoa koskee vaitiolovelvollisuus. Salassapitovelvollisuus on kirjattuna kaikkien kolmansien osapuolien kanssa tekemiimme sopimuksiin. 

Noudatamme rekisterin käsittelyssä huolellisuutta. Säilytämme ja käsittelemme kaiken potilastiedon Acute-potilastietojärjestelmässä. Ohjaamme tietojen käsittelyä tietoturvasuunnitelmamme mukaisesti. Suojaamme rekisteriin tallennetun tiedon siten, että sinne pääsee kirjautumaan vain siihen oikeutettu henkilö. Asiakastietoihin on pääsy vain sellaisella henkilöllä, jolla on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä asiakastietoja. Jokainen Härmämedin potilastietojärjestelmän käyttäjä hyväksyy ja allekirjoittaa salassapito- ja käyttäjäsitoumuksen ennen käyttöoikeuksien saamista. Tämä salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. 

Salassa pidettäviä asiakastietoja tai muuta salassa pidettävää tietoa ei saa luovuttaa tai siirtää, eikä tallentaa niitä toisiin rekistereihin, työaseman kiintolevylle tai muille tallennuslaitteille ilman rekisteristä vastaava henkilön lupaa. Asiakastiedoilla tarkoitetaan ensisijaisesti potilastietoja sekä asiakasorganisaatioita koskevia tietoja. 

Tietosuojaohjeistus ja- käytänteet ovat aina osa uuden työntekijän perehdytysprosessia. Kehitämme ja ylläpidämme henkilökunnan tietosuojaan ja – turvaan liittyvää tietoisuutta säännöllisillä koulutuksilla. Säilytämme rekisteritietoja sähköisessä muodossa käyttöoikeuksilla rajattuna. Osana tietojen käytön valvontaa seuraamme ja valvomme lokitietoja.

7. Verkkosivusto, evästeet ja evästeen kaltaiset teknologiat

Käytämme verkkosivustoillamme vain sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä.

8. Henkilötietojen säilytysajat

Potilastietojen säilytysajat perustuvat kulloinkin voimassa olevaan potilastietoa koskevaan sääntelyyn. Potilasasiakirjojen säilytysaika on pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta syntymästä. Säilytysaika määräytyy sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (94/2022) antaman asetuksen mukaisesti. 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on työterveyshuollon asiakkaana. Työterveysasiakkaan työsuhteen päättyessä asiakas poistuu työterveyshuollon henkilöasiakasrekisteristä ja siirtyy yksityisasiakasrekisteriin. Organisaatioasiakkaiden tietoja säilytetään vain asiakassuhteen voimassaolon ajan.